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POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
IPS LUISA FERNANDA REHABILITACIÓN INTEGRAL S.A
NIT. 901.080.167-1
TABLA DE CONTENIDO.
TÍTULO I.
GENERALIDADES.
Marco Legal.
Definiciones.
Principios Generales para el Tratamiento de Datos Personales.
Categorías Especiales de Datos.
Personas a quienes se les puede suministrar la información.
Excepciones de Acceso a la Información.
Información exceptuada por daño de derechos a personas naturales o jurídicas.
Información exceptuada por daño a los intereses públicos.
Divulgación parcial.
TÍTULO II.
DEBERES, AVISO DE PRIVACIDAD Y CRITERIO DIFERENCIAL.
Deberes de la IPS LUISA FERNANDA REHABILITACIÓN INTEGRAL S.A. como responsable del tratamiento de los datos personales.
Aviso de Privacidad.
Contenido del aviso de privacidad.
Criterio Diferencial de Accesibilidad.
TÍTULO III.
POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
La Constitución Política de Colombia establece en su artículo 20 el Derecho Fundamental de acceso a la información; no obstante, a su vez consagra, en su artículo 15, derechos y garantías a quienes ostentan la titularidad de dicha información, tales como, la protección a la intimidad personal y familiar, al buen nombre, y a conocer, actualizar y rectificar la información que sobre ellas se haya recolectado, almacenamiento, o haya sido objeto de uso, circulación o supresión de las bases de datos y archivos de entidades públicas y privadas.
En virtud del referido artículo 15 de la Constitución Política; luego se expide la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012, la cual establece los principios y disposiciones aplicables al tratamiento de datos personales que se encuentren registrados en cualquier base de datos de entidades tanto de carácter público como privado.
El numeral k) del artículo 17 y el numeral f) del artículo 18 de la mencionada ley, establecen como deber de los responsables y encargados del tratamiento de los datos, el adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley, y en especial para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.
Con el fin de facilitar la implementación de la ley y el manual de políticas para el tratamiento de datos, en el Titulo II, Capitulo 25 del Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015 Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo; se reglamentó parcialmente la Ley 1581 de 2012, en el cual se establecen y adicionan requisitos para el adecuado tratamiento de datos personales registrados en bases de datos públicas y privadas.
Finalmente, la ley 1755 del 30 de junio de 2015 a través de la cual se regula el derecho de petición, incorpora en su artículo 24 información con carácter reservado, entre otras cosas, el referente a datos genéticos humanos (Datos sensibles).
IPS LUISA FERNANDA REHABILITACIÓN INTEGRAL S.A. Como entidad privada, a nivel departamental y garante de la protección de derechos fundamentales, tales como, el habeas data, la intimidad y el acceso a la información, le asiste la responsabilidad sobre el tratamiento de los datos personales que en el ejercicio de su actividad deban ser recolectados, almacenados, o para uso, circulación y supresión, razón por la cual, en cumplimiento de la normativa vigente se expide el presente Manual de Políticas para el tratamiento de datos personales.
TITULO I.
Generalidades.
Marco Legal.
Definiciones.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de dato personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni publica y cuyo conocimiento y divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el titular.
Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Tratamiento: Se refiere a cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los mismos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los responsables y/o encargados del tratamiento generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen.
Información Pública: Es toda información que el responsable y/o encargado del tratamiento, gerente, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal.
Información pública clasificada: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica, por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en la ley.
Información Pública reservada: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos.
Documento de Archivo: Es el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Datos Abiertos: Son todos aquellos datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándares e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.
Principios Generales para el Tratamiento de Datos Personales
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 y las normas que la complementan, modifican o adicionan, la IPS LUISA FERNANDA REHABILITACIÓN INTEGRAL S.A. aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:
Principio de máxima publicidad para titular universal: Toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal, de conformidad con la ley.
Principio de legalidad: La recolección, uso y tratamiento de datos personales se fundamentará en lo establecido por la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de Finalidad: La Recolección, uso y tratamiento de datos personales obedecerán a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley, la cual será informada al titular de los datos.
Principio de transparencia: En la recolección, uso y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de libertad: La recolección, uso y tratamiento de datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La Información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y compresible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de acceso y circulación restringida: La recolección, uso y tratamiento de datos sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley y demás norma que la desarrollan. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
Principio de seguridad: Los datos personales e información sujeta a tratamiento público, será objeto de protección y deberá manejarse con las medidas y recursos técnicos, humanos y administrativos que sean necesarios para brindar seguridad a los registros, así como con la adopción de herramientas tecnológicas de protección, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en la recolección, uso y tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso luego de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
Principio de facilitación: Los responsables del tratamiento deberán facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la información, excluyendo exigencias o requisitos que puedan obstruirlo o impedirlo.
Principio de no discriminación: De acuerdo al cual el responsable del tratamiento de datos deberá entregar información a todas las personas que lo soliciten, en igualdad de condiciones, sin hacer distinciones arbitrarias.
Principio de gratuidad: Según el cual, el acceso a la información es gratuito y no se podrá cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información.
Principio de celeridad: Este principio busca la agilidad en el trámite y la gestión administrativa.
Categorías Especiales de Datos
Datos Sensibles:
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Tratamiento de datos sensibles:
Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
Derechos de los niños, niñas y adolescentes:
En la recolección, uso y tratamiento de los datos personales, se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
Personas a Quienes se les Puede Suministrar la Información:
La información y datos personales que reúnan las condiciones establecidas por la ley y las demás normas que la desarrollan, podrán suministrarse a las siguientes personas:
Excepciones de Acceso a la Información:
Divulgación parcial:
En aquellas circunstancias en que la totalidad de la información contenida en un documento no esté protegida por una excepción legal, deberá hacerse una versión pública que mantenga reservada únicamente de la parte indispensable, a efectos de garantizar el acceso a la información y al mismo tiempo, proteger debidamente los datos del titular.
TITULO II.
Deberes, Aviso de Privacidad y Criterio Diferencial.
Deberes de IPS LUISA FERNANDA REHABILITACIÓN INTEGRAL S.A. como responsable del Tratamiento de los Datos Personales.
IPS LUISA FERNANDA REHABILITACIÓN INTEGRAL S.A., actuando en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, deberá:
Aviso de Privacidad:
Cuando no sea posible poner a disposición del titular la política de Tratamiento de la Información, la IPS LUISA FERNANDA REHABILITACIÓN INTEGRAL S.A. Informará por medio de un aviso de privacidad, sobre la existencia de tales políticas.
El aviso de privacidad se expedirá en medios físicos, electrónicos o en cualquier otro formato, en donde se ponga a disposición del titular de los datos, además de la existencia de políticas de tratamiento de datos, la forma de acceder a ellas y la finalidad que se pretende dar a la información; el aviso se enviará al correo electrónico o dirección física cuando se disponga de dicha información. En caso contrario, se publicará en la página web de la entidad en documentos dirigido al titular de los datos.
Contenido del Aviso de Privacidad.
Criterio Diferencial de Accesibilidad:
Con el objeto de facilitar que las poblaciones especificas accedan a la información que particularmente las afecte, los sujetos responsables del tratamiento, divulgarán la información pertinente en diversos idiomas y lenguas y, a su vez, elaborarán formatos alternativos comprensibles para grupos diferenciales, asegurando el acceso a esa información a los distintos grupos étnicos y culturales del país, así como a la adecuación de los medios de comunicación, para facilitar y garantizar el acceso a personas en situaciones de discapacidad.
TITULO III.
Política para el Tratamiento de Datos Personales.
Función de Protección de Datos Personales.
La IPS LUISA FERNANDA REHABILITACIÓN INTEGRAL S.A. actuará como responsable del tratamiento de sus datos personales y hará uso de los mismos, únicamente para las finalidades para las que se encuentra facultado, especialmente las señaladas en el título “Modo en que se utiliza la información” de la presente política y sobre la base de la ley y la normatividad vigente.
Datos de identificación del responsable del tratamiento:
Nombre: IPS LUISA FERNANDA REHABILITACIÓN INTEGRAL S.A.
Dirección: Calle 51 no. 78 B 36, Medellín – Antioquia.
Línea de atención al cliente: 604 – 440 99 20
E-mail: info@ipsluisafernanda.com
Información que se recopila:
La IPS LUISA FERNANDA REHABILITACIÓN INTEGRAL S.A. Recolecta información y datos personales en el momento en que son ingresados en el sistema de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, felicitaciones, consultas y denuncias por actos de corrupción, en las cuales el titular informa libremente sus datos personales, principalmente los relacionados con su nombre, tipo y número de documento de identidad, dirección de domicilio, dirección de correo electrónico, número telefónico de contacto, entre otros.
Finalmente se recolecta y administra los datos personales de los ciudadanos encuestados, como parte de los procesos de medición de satisfacción que adelante la entidad.
La IPS LUISA FERNANDA REHABILITACIÓN INTEGRAL S.A. Podrá solicitar información adicional (Sensible), la cual podrá ser suministrada por parte del titular de manera libre y voluntaria.
Modo en que se Utiliza la Información.
Previa autorización del titular de los datos personales, le permitirá a la IPS LUISA FERNANDA REHABILITACIÓN INTEGRAL S.A. Darle el siguiente tratamiento:
La información y datos personales suministrados por el titular de los mismos, podrán ser utilizados por IPS LUISA FERNANDA REHABILITACIÓN INTEGRAL S.A. como responsable del tratamiento de los datos, para el desarrollo de las funciones propias de la entidad. Cualquier otro tipo de finalidad que se pretenda dar a los datos personales, deberá ser informado previamente, en el aviso de privacidad y en la respectiva autorización otorgada por el titular del dato, según sea el caso, y siempre teniendo en cuenta los principios rectores para el tratamiento de los datos personales, establecidos por la ley, el presente documento y las demás normas que desarrollen la materia.
Derechos de los Titulares de los Datos Personales.
La IPS LUISA FERNANDA REHABILITACIÓN INTEGRAL S.A., garantiza al titular de datos personales, el pleno ejercicio de los derechos que se enlistan a continuación:
Autorización:
La IPS LUISA FERNANDA REHABILITACIÓN INTEGRAL S.A. Solicitará a más tardar en la recolección de la información, autorización del titular para el uso y tratamiento sus datos personales, salvo en los casos exceptuados por la ley, dicha autorización deberá estar contenida en un documento físico o electrónico.
Autorización para el tratamiento de datos personales sensibles.
La recolección, uso y tratamiento de datos sensibles (aquellas que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación ej. Origen racial, religión, adscripción ideología, etc.) Está prohibido, a excepción de los casos señalados por la ley; cuando el tratamiento sea posible, se deberá:
Renovación de la autorización:
El titular de los datos personales podrá en todo momento solicitar a la IPS LUISA FERNANDA REHABILITACIÓN INTEGRAL S.A. la revocatoria de la autorización otorgada, mediante la presentación de un reclamo. La revocatoria de la autorización no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la (s) base (s) de datos de la entidad.
Si vencido el término legal para atender el reclamo, La IPS LUISA FERNANDA REHABILITACIÓN INTEGRAL S.A. no ha eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización.
Consultas:
Los titulares, sus causahabientes o representantes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos, por lo que la IPS LUISA FERNANDA REHABILITACIÓN INTEGRAL S.A. Como responsable del tratamiento, suministrará a éstos, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
La IPS LUISA FERNANDA REHABILITACIÓN INTEGRAL S.A. Garantiza los medios de comunicación electrónica para la formulación de consultas, los cuales serán los mismos utilizados para la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias o felicitaciones.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la misma. De cumplirse el término sin que sea posible atender la consulta, el Departamento Administrativo de la Función Pública como responsable del tratamiento de los datos, informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos.
Los titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley y demás normas que la desarrollan, podrán presentar un reclamo que será tramitado bajo las siguientes reglas:
Contenido:
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos un (1) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El reclamo será atendido en quince (15) días hábiles como máximo, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuere posible atender el reclamo dentro del término establecido, la IPS LUISA FERNANDA REHABILITACIÓN INTEGRAL S.A. Informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, el cual no podrá superar a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Derecho de Acceso a los Datos.
La IPS LUISA FERNANDA REHABILITACIÓN INTEGRAL S.A. Garantiza el derecho de acceso a los datos personales, una vez se haya verificado la identidad del titular, su causahabiente o representante, poniendo a disposición de éste, los respectivos datos personales.
Para tal efecto se garantiza el establecimiento de medios y mecanismos electrónicos o presenciales sencillos y con disponibilidad permanente, los cuales permitan el acceso directo del titular a los datos personales, los cuales serán informados en el Aviso de Privacidad o en el Formato de Autorización para el tratamiento de datos personales.
Actualización y Rectificación de Datos.
IPS LUISA FERNANDA REHABILITACIÓN INTEGRAL S.A., como responsable del tratamiento de los datos, deberá rectificar y actualizar a solicitud del titular toda información que de éste resulte ser incompleta o inexacta. Para estos efectos, el titular o su causahabiente o representante, señalará las actualizaciones y rectificaciones a que dieran lugar, junto a la documentación que soporte su solicitud.
IPS LUISA FERNANDA REHABILITACIÓN INTEGRAL S.A. habilitará los medios electrónicos existentes en la Entidad encaminados a garantizar este derecho, que serán los mismos utilizados para la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias o felicitaciones.
Supresión de Datos.
Los Titulares podrán en todo momento y cuando consideren que los datos no están recibiendo un tratamiento adecuado o los mismos no son pertinentes o necesarios para la finalidad para la cual fueron recolectados, solicitar a la IPS LUISA FERNANDA REHABILITACIÓN INTEGRAL S.A. La supresión de sus datos personales mediante la presentación de un reclamo.
No obstante, la solicitud de supresión de datos no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la(s) base(s) de datos o la supresión de los datos represente un impedimento en actuaciones administrativas o judiciales relacionadas a obligaciones fiscales, investigación de delitos o actualización de sanciones administrativas.
Si vencido el término legal respectivo, no se han eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la supresión de los datos personales.
La IPS LUISA FERNANDA REHABILITACIÓN INTEGRAL S.A. garantiza los medios de comunicación electrónica u otros para solicitud de supresión de datos, que serán los mismos utilizados para la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias o felicitaciones.
Persona o grupo responsable de la Atención de Peticiones, Consultas, Reclamos y Denuncias.
El Área encargada de atender las Quejas, Reclamos, Consultas y Denuncias sobre el tratamiento de datos personales es la Administración de la IPS LUISA FERNANDA REHABILITACIÓN INTEGRAL S.A., ubicado en la Calle 51 no. 78 B 36, Medellín – Antioquia, y el horario es el siguiente: Lunes: 9:00 am a 11:30 am y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m. Martes a viernes de 7:30 am a 11:30 am y de 1:00 pm a 5:00 pm, en el teléfono 604 – 440 99 20 y vía correo electrónico: info@ipsluisafernanda.com
Seguridad de la información.
La IPS LUISA FERNANDA REHABILITACIÓN INTEGRAL S.A. Garantiza el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales y demás información sujeta a tratamiento, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Vigencia y Aviso de Posible Cambio Sustancial en las Políticas de Tratamiento.
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de la fecha de su expedición, se divulgará a través del portal institucional, y estará sujeto a actualizaciones en la medida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materia.
Cuando se cumplan estas condiciones, La IPS LUISA FERNANDA REHABILITACIÓN INTEGRAL S.A. Informará a los titulares de los datos personales, sus causahabientes o representantes, las nuevas medidas dictadas sobre la materia, antes de implementar las nuevas políticas. Además, deberá obtener del titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento.
La política de Tratamiento de Datos de la IPS LUISA FERNANDA REHABILITACIÓN INTEGRAL S.A. Es Aprobada el día 15 del mes de agosto del año 2019.
GLORIA STELLA LOPEZ ECHEVERRI.
REPRESENTANTE LEGAL.
IPS LUISA FERNANDA REHABILITACIÓN INTEGRAL S.A.
NIT. 901.080.167-1.
